E-fakturering blir verklighet – är du redo för ViDA?

Hej och välkomna! Jag heter Stefan, med mig har jag Elif. Vi jobbar båda med moms på PwC. Idag har vi första delen i en liten serie om ViDA, EUs nya momsregelverk. Idag fokuserar vi på e-fakturering som vi tror är den delen av ViDA, som berör flest företag. För att sätta det här i sitt sammanhang Vi ska bara börja med ViDA. VAT in the digital age, eller då moms i den digitala tidsåldern, består av tre pelare. Den första är då e-fakturering. Sen pelare två handlar om plattformsekonomi. Och den tredje handlar om att ha enklare sätt att momsregistrera eller inte behöva momsregistrera företag. Och hela systemet är då tänkt att modernisera momssystemet för den verkligheten som vi lever i idag. Ja, och det är ju den första pelaren vi ska fokusera i dagens avsnitt egentligen. Och vi återkommer till de andra två pelarna i avsnitt längre fram. Precis. För som jag sa, e-fakturingspelaren berör ju flest företag. Väldigt många kommer att träffas av det här. Och innebär i princip att företag som handlar mellan länder, alltså skickar fakturor till andra EU-länder eller tar emot fakturor från andra EU-länder, kommer att behöva kunna göra det här i ett standardiserat digitalt format. Ja. Från och med juli 2030. Alltså juli 2030, det låter ju väldigt långt bort. Eller jag har hört många säga att det där är långt bort. Hur ska man tänka där? Det kan låta långt bort, men fyra år går faktiskt ganska fort när man ska uppgradera system, säkra datakvalitet, ställa om processer, eventuellt anställa. Just det. Så att fyra år är inte alls så långt skulle jag vilja säga som det kan låta. Och till det kommer att det här händer inte i ett vakuum egentligen utan det finns redan saker som händer idag inom EU. Just det. Det är helt korrekt. Men om vi tittar lite på läget i Europa idag. Som du säger, det är inte någonting som kommer utan det håller på att hända. Och till exempel i Italien så införde man obligatorisk e-fakturering redan från 2019. Och där går alla fakturor först till myndigheten och sen till kunden. Och Frankrike drog igång där nu i september. Sen har vi Tyskland, Spanien, Polen, Belgien, Norge. Så alla är igång och liksom är på väg här. Men hur ser det ut i Sverige? Där kan det vara värt att nämna att det vet vi inte riktigt hur det kommer att se ut. Det finns en statlig och offentlig utredning som ska presenteras senast den 30 november nästa år, alltså 2027. Så det är en bit bort. Så vi vet inte om Sverige kommer att hålla sig till miniminivån där bara transaktioner mellan länder omfattas. Eller om de också kommer att införa krav på e-fakturering för lokala transaktioner. Och lite oavsett var man landar i där så måste man ju förhålla sig till den här första delen om gränsöverskridande transaktioner. Just det. Men det kan mycket väl vara så att krav går längre än så. Och då kanske man kan titta lite på andra länder hur det ser ut. Just det. För medlemsstaterna har mandat att införa de här reglerna lite som de själva vill. Precis. Inom vissa riktlinjer. Till exempel vilket tekniskt format det ska vara på den här e-fakturan. Så kan man göra lite olika. Som du nämnde i Italien. Passera fakturan genom statens datanätverk. I Frankrike då går det via certifierade plattformar. Just det. Säljaren skickar till sin plattform som pratar med kundens plattform. Som skickar till kunden. Och båda plattformarna rapporterar till staten. Och som vi nämnde där. Sverige ser ju över om man ska omfatta nationella transaktioner också. Så det kan ju också skilja sig. Men om vi går vidare till Vidas e-faktureringskrav. Vad är det viktigaste man bör veta om just kraven? Det första är då som jag nämnde att det ska ju göras enligt ett specifikt format. Man måste ha möjlighet att ställa ut den här typen av e-fakturor. Enligt liknande peppor och sånt som redan finns till myndigheter. Man kan alltså inte skicka en pdf på ett mejl. Det är inte en e-faktura i den här bemärkelsen. Utan man måste kunna hantera det formatet som regelverket kräver. Just det. Och till det kommer då att det blir också ett materiellt krav. För avdragsrätt för moms så behöver du alltså en korrekt e-faktura i framtiden. Vilket innebär att om det är fel på den eller du får en faktura i ett annat format. Så har du inte heller rätt till momshandrag. Så det ställer ju också saker lite mer på sin spets. Men sen kanske framförallt inom tio dagar från transaktionen så måste du redovisa det här till myndigheten. Alltså inte efter att månaden är stängd och du ska göra en momsdeklaration. Utan det här sker nära realtid hela tiden. Och det här, just det där du sa här, det gör ju det så otroligt viktigt att datan är korrekt. Så det är en kort tidfrist. Och man måste se till att datan stämmer helt enkelt. Men om vi går vidare till lite utmaningar. Vad händer om datan är fel? Som jag sa, du kan ju förlora ditt momsavdrag om du tar emot en felaktig faktura till exempel. Det är också så att datan skickas till Skatteverket oavsett om den är rätt eller fel. De kommer såklart att utföra kontroller. Och om du skickar felaktig data kommer de att hinna kontrollera innan du hinner rätta det. Du måste ju ställa om processerna och så här. För annars kommer det att triggas standardiserade skatterevisioner på felaktig data direkt. De kommer kunna hitta det. Det vet vi med utvecklingen med AI. De kommer ju ha bra metoder i framtiden för att scanna din data. Exakt. Och men vad skulle du säga är det som tar tid för att företag ska bli redo för den här typen av förändringen? Det som tar tid är datakvaliteten är en av dem såklart. Att man ska hitta de här datapunkterna. Det är liksom både på inköps- och säljningssidan så måste du kunna mappa allting korrekt. Du behöver ställa om dina processer. Du behöver se över dina system. Hur fungerar ditt ekonomi- och redovisningssystem till exempel? När sätter du in dina interna kontroller för att säkerställa att datan är korrekt? Det kan du inte göra i efterhand längre. Du kan inte trycka ut en momsrapport och kontrollera den utan det här händer hela tiden. Du måste flytta hela den processen till tidigare. Och sen såklart så är det ju så att som vi sa fyra år. inte jättelång tid. Du kanske redan behöver hantera det här i vissa länder som redan har infört det. så att det är många sådana grejer som blir stora utmaningar tror jag för företagen. Ja. Men det här låter ju inte som bara en skattefråga. Vilka avdelningar inom ett företag berör sig av det här? Nej det är absolut inte bara en skattefråga. Uppenbart berör sig av det här. När vi pratar liksom om data, vi pratar om system. Det är ju en sak att veta vad som är rätt. Men att få det att fungera i systemet, det krävs en stor insats från IT. Men hela finansfunktionen berörs. Säljfunktionen, inköp. Det här är väl någonting som också behöver diskuteras på ledningsnivå. Hur man ska förhålla sig till det här. Vad man ska ha för strategier. Så det är absolut ett tvärfunktionellt projekt. Och det är inte säkert att det är skatteavdelningen som ska driva det. Eller i alla fall inte ensamt. Nej. Men har du något exempel på hur PwC har hjälpt företag med den här resan? Ja absolut. Frankrike som vi pratade om då. Det införde väldigt nyligen den första september. Gick de live med krav på e-fakturering och e-rapportering. Och där har vi hjälpt företag. Vi har till exempel ett svenskt företag med dotterbolag i Frankrike. Som har bett om hjälp här. Och de har också en projektgrupp som drivs från Polen. Som ser över deras e-rapporterings- och e-faktureringskrav. Som redan pågår eller kommer. Ja. Det låter ju verkligen som en komplex setup. När olika funktioner är placerade i olika länder. Hur de ska samarbeta. Ja men det är komplext på organisationsnivån. Och sen är det ju komplext i vad man behöver göra. För det har vi gjort. Just det här som vi pratat lite om. Att vi har börjat med. Man får kartlägga. Vilka skyldigheter har de faktiskt? Vilken typ av fakturering omfattas? Är det liksom till andra företag? Är det till privatpersoner? Är det mellan länder? Vad omfattas av de här nya reglerna i Frankrike? Sen har vi då hjälpt till med att mappa datan. Har de den datan som krävs? Var har de den datan? Hur snabbt kan man ta fram den? Och liksom hela det här. Var står vi idag? Vart måste vi komma? Och det är där liksom arbetet ligger. Om jag förstår det rätt. Att få ihop rätt data i rätt format. Ja men mycket. Stor delen av arbetet är ju det. Och där hör man ju också att det är inte skatteavdelning i första hand kanske. Nej. Du kan ha AP och AR. Du har liksom de delarna och IT. Kommer vara inblandade i det projektet. Och för den här kunden som exempel också. Där kan vi ju också då hjälpa till med att manuellt liksom. Om vi samlar ihop datan från olika håll. Så kan vi ju hjälpa till med att sammanställa den här till rätt format. Så att den kan skickas till plattformen. Det är ofta under en övergångsperiod så kan man ju behöva göra det. Innan man har lyckats automatisera hela. För det är ganska långsamma processer kanske att bygga om sina system. Just det. Så egentligen kan man säga att det illustrerar ganska bra vilken utmaning man har. Det rör liksom vilka delar av organisationen. Vilken data. Hur ser de lokala kraven i. Hur förhåller det här så här till krav i andra länder kanske. Men om vi ska prata lite om vad företag bör göra nu. Om man sitter i ledningen på ett företag som är verksamt i EU. Vad ska man göra? Då skulle jag säga att det man borde börja med är att kartlägga. Dels sitt geografiska avtryck. I vilka bolag har man länder? Var har man momsregistreringar? Vilken typ av kunder har man? Vilken typ av transaktioner? Men också kartlägga kanske sitt systemlandskap. Hur fungerar det då? Vad har vi för någonting? Vad kan vi och kan vi inte göra? Så där tror jag man börjar. Även om man känner att det här är en bit bort. Man kanske inte omfattas i just de här länderna som redan har infört det. Så ska man börja titta på det. Vad händer nästa år? Vad händer om två år? Och vad står vi inför vida 2030? Och det har jag faktiskt märkt när jag har pratat med kunder om det här. När de väl har börjat med kartläggningen så inser de att den här omställningen kommer att ta tid. Och då låter inte 2030 som så långt bort. Utan man tänker att den här tiden behöver vi för att vara redo. Ja men verkligen. Precis som jag var inne på. Det arbete ska man nog börja med. Även om man känner att det inte borde vara superbrott. Kartlägga för att se var vi står. Fundera på vilken som ska vara med. Vem ska driva de här projekten. Det är väl det minsta jag tycker att man borde börja med redan idag. Och avslutningsvis om vi bara ska knyta ihop säcken. Vad är ditt viktigaste budskap? Då återkommer jag till det. Vänta inte. Vänta inte på ett skatteverk som säger någonting heller nästa år. Utan börja förbereda. Börja planera. Om man väntar då riskerar man plötsligt att stå med ett jätteprojekt som ska genomföras på sex månader. Men man behöver egentligen 24 månader. Där vill man inte hamna. Nej. Men den här investeringen är väl inte bara en börda. Det finns ju en uppsida med det här också. Ja men det kan man säga. Även om det kan kräva mycket jobb. Det är ju också ett utmärkt tillfälle att ställa om sina system. Att förbereda dem och få en smidigare process. Om man lyckas nå till att automatisera de här processerna har man förmodligen också skalat bort många gamla manuella steg som kanske tog mycket tid i onödan. Så att nu är ett utmärkt tillfälle då att göra det. Och modernisera sitt system om man inte redan har gjort det. Ja men stort tack Stefan för dina kloka insikter. Och tack till er som lyssnar. Och hör av er till oss på PwC. Om ni behöver hjälp med att kartlägga vart ni står idag. Och vad ni behöver göra för att vara redo för de förändringar som kommer. Tack Elif och tack alla.